Kennen Sie das? Unmittelbar nach der Sitzungseröffnung kommt die unvermeidliche Frage nach der Protokollführung – und alle blättern betreten in ihren Unterlagen. Damit das Protokollschreiben nicht zum Problem wird, machen wir Sie mit den wichtigsten Punkten vertraut.
Ein Protokoll erfüllt unterschiedliche Funktionen: Der Verlauf einer Zusammenkunft wird dokumentiert, Ergebnisse und Anweisungen werden festgehalten und sind auch für Nichtteilnehmende jederzeit nachlesbar, bei Differenzen und Erinnerungslücken lässt sich Klarheit schaffen. Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss ein Protokoll vollständig und verständlich sein, übersichtlich und im Umfang angemessen, Inhalt und Sprache müssen neutral sein.
In der Praxis haben sich im Laufe der Zeit drei wesentliche Protokolltypen herausgebildet:
- das Verlaufsprotokoll, das alle Beiträge so ausführlich wie möglich wiedergibt,
- das Kurzprotokoll, das den Verlauf in den wichtigsten Punkten erfasst,
- das Beschluss- oder Ergebnisprotokoll, das sich auf Tagesordnungspunkte und entsprechende Beschlüsse beschränkt.
Allen Protokollformen gemeinsam ist der Rahmen: Im Protokollkopf müssen Tagesordnung, Sitzungsdatum und -ort, Thema und Dauer der Sitzung, Teilnehmer, Verteiler und Protokollant genannt sein, der Protokollschluss weist rechts die Unterschrift des Protokollanten, links die des Vorsitzenden auf.
Ein Protokoll wird im Allgemeinen im Präsens abgefasst und beschränkt sich auf eine mehr oder weniger stark verkürzte Wiedergabe der Beiträge in indirekter Rede. Dabei sollte generell die Möglichkeitsform verwendet werden, im Normalfall der Konjunktiv I, gegebenenfalls auch der Konjunktiv II, falls der Konjunktiv I vom Indikativ nicht zu unterscheiden ist: Herr Müller-Dürr eröffnet die Sitzung und bittet Frau Knödel, von der letzten Messe zu berichten. Frau Knödel sagt, man sei mit den Ergebnissen sehr zufrieden gewesen, obgleich die ganz neuen Produkte relativ wenig Anklang gefunden hätten.
